Confidentialité

Confidentialité

Vie privée

Pepco se dévoue à la protection de la confidentialité des renseignements personnels identifiables qui nous sont confiés. En raison de la nature sensible de l’information que nous collectons auprès de notre clientèle, incluant vos informations financières et rapports de crédit, nous croyons qu’il est important d’adopter des exigences strictes concernant la vie privée. À noter que Pepco a créé ce document d’après une libre interprétation de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Pourquoi effectuons-nous la collecte de renseignements personnels

Nous effectuons la collecte de renseignements personnels à l’aide de nos logiciels de crédit. Ils nous permettent d’accéder aux dossiers des centres d’information sur la solvabilité pour ainsi prendre une décision éclairée quant au crédit qui vous sera alloué. Cette information est strictement confidentielle et seulement les membres de notre équipe de crédit ont accès à votre dossier. Les numéros d’assurance sociale et dates de naissance ne sont pas convertis en format électronique. La demande de crédit est rangée dans un classeur verrouillé auquel seul le personnel autorisé peut accéder. Nous ne vendons, ne partageons ou ne donnons vos informations à aucune entreprise extérieure, à l’exception du gouvernement ou de toute autre instance chargée de faire respecter la loi, lorsque la demande est appuyée de documentation officielle de la cour. Votre nom, adresse et numéro de téléphone sont conservés dans notre système informatique aux fins de gestion de votre compte. De temps à autre, nous vous ferons parvenir des lettres, des nouvelles, des avis et des mises à jour gouvernementales en utilisant notre base de données existante. Cette base de données sécurisée n’est accessible qu’à partir du système informatique de Pepco et ne peut être partagée ni vendue.

Utilisation des renseignements personnels

Nous collectons vos renseignements personnels seulement pour la gestion de votre compte et de votre crédit. Pepco ne refusera aucun service à un individu ne souhaitant pas fournir les informations requises lors du processus de demande. Dans ce cas, comme nous ne serions pas en mesure de prendre une décision éclairée concernant le crédit, nous offrirons à ces clients un compte prépayé. Peu importe le type de compte, la livraison et la gestion du compte sont réglementées par la TSSA ainsi que par les inspections et certificats requis par la loi.

Consentement

Nous avons besoin de votre consentement pour accéder à votre dossier de crédit. Ce consentement est considéré accordé lorsqu’un formulaire de demande de crédit est rempli et signé. Si nous souhaitons un jour utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles mentionnées ci-dessus, un consentement signé sera nécessaire.

Limitation de la conservation, de l’utilisation et de la divulgation

Les renseignements de crédit sont demandés seulement lors d’une allocation de crédit. Une fois le crédit déterminé, le dossier sera transféré dans un classeur verrouillé ne pouvant être accédé que par le personnel autorisé, si l’accès à ces données est nécessaire à la gestion de votre compte. Nous ne divulguons ces informations à aucune entreprise, agence ou personne extérieures, à l’exception du gouvernement ou de toute autre instance chargée de faire respecter la loi, lorsque la demande est appuyée de documentation officielle de la cour. Nous conservons votre dossier pour toute la durée de notre relation d’affaires. Une fois la relation d’affaires terminée, votre dossier sera conservé pendant une période de cinq ans pour des raisons de responsabilité de service.

Exactitude de l’information

Nous ferons tout en notre pouvoir pour nous assurer que votre information est exacte et tenue à jour. Pepco compte sur sa clientèle pour conserver certaines informations, comme l’adresse, exactes, complètes et à jour. À tout moment, vous pouvez nous joindre pour faire des modifications aux informations contenues dans votre dossier.

Protection

Tous vos renseignements personnels seront protégés par des systèmes de protection déterminés en fonction de leur importance. Grâce à ces systèmes de protection, vos renseignements personnels seront protégés contre la perte et le vol ainsi que contre toutes actions non autorisées comme l’accès, l’utilisation, la copie, la modification et la divulgation. Pepco protégera tout renseignement personnel, peu importe le format dans lequel il est conservé. Notre édifice est protégé par des systèmes d’alarme électroniques modernes. Les clés donnant accès à l’édifice ne peuvent pas être copiées et sont numérotées. Vos renseignements écrits sont conservés dans des classeurs verrouillés et ne sont accessibles que par le personnel autorisé. Les dossiers électroniques ne sont accessibles que par un terminal aux bureaux de Pepco et sont protégés par un mot de passe.

Ouverture et accès

Pepco est dévoué à vous procurer le meilleur des services dans tous les aspects de notre entreprise. Si vous souhaitez accéder à l’information de votre dossier, vous pouvez contacter à tout moment le responsable de la confidentialité et prendre rendez-vous afin qu’il puisse vous donner accès aux renseignements contenus dans votre dossier.

Si vous avez des commentaires sur nos politiques de confidentialité et de vie privée ou si vous souhaitez déposer une plainte, contactez le responsable de la confidentialité qui traitera votre demande. Pour plus d’information, veuillez contacter: Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée du Québec, 575 rue St-Amable, Bureau 1.10, Québec, QC, G1R 2G4, 1-888-528-7741.

N.B. Pour certaines situations, Pepco peut ne pas être en mesure de donner accès à toute l’information concernant un client. Dans un tel cas, les exceptions aux conditions d’accès seront limitées et précisées.

Les raisons de refuser un accès sont les suivantes :

  • donner l’accès révélerait des renseignements personnels d’une tierce partie à moins que de telles informations puissent être séparées du dossier ou que la tierce partie consente à la divulgation, ou que les renseignements soient requis lorsque la vie, la santé ou la sécurité d’un individu est en danger;
  • les renseignements sont demandés par une institution gouvernementale à des fins de respect ou d’administration de toute loi canadienne, provinciale ou juridiction étrangère menant une enquête reliée au renforcement d’une loi, de son administration ou de la protection de la sécurité nationale, de la défense du Canada ou de la conduite d’affaires internationales; les renseignements sont protégés par le secret professionnel;
  • donner l’accès révélerait des renseignements commerciaux confidentiels, et cette information ne peut être séparée du dossier contenant les renseignements demandés par l’individu; donner l’accès à ces renseignements pourrait menacer la vie ou la sécurité d’un autre individu, et cette information ne peut être séparée du dossier contenant les renseignements demandés par l’individu;
  • ces renseignements ont été obtenus sans le consentement de l’individu ou sans en avoir eu conscience à des fins d’enquête de la violation d’une convention ou d’une loi canadienne ou provinciale;
  • les renseignements ont été générés pendant un processus formel de résolution de conflit.

Déclaration de confidentialité des tierces parties

Pepco s’assure que tout renseignement personnel et privé de ses clients demeure confidentiel. Pepco entretient un contrôle strict de tout accès à ses documents physiques et électroniques. Aucune information contenue dans nos dossiers n’est partagée ou vendue à aucune entreprise, agence ou personne extérieures, à l’exception du gouvernement ou de toute autre instance chargée de faire respecter la loi, lorsque la demande est appuyée de documentation officielle de la cour. L’accès aux renseignements confidentiels par les employés n’est donné qu’aux membres de notre équipe responsable des comptes clients.

Toute information que vous confiez à Pepco sera utilisée de façon strictement confidentielles.


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